Facilitair en ICT

Jaarverslag 2013

Facilitair en ICT

Huisvesting

We hebben in 2013 de onderhoudsplanning van de locaties opnieuw in kaart gebracht en verbeterd. Daarnaast zijn voorbereidingen getroffen voor openen van klein label-groepen en is er gezocht naar mogelijkheden voor herhuisvesting van enkele van onze locaties.

Nieuwe locaties, verbouwingen en verhuizingen

Soesterkwartier In de wijk Soesterkwartier is in voorschool TamTam een extra groep gestart. Voor deze groep is een extra lokaal gehuurd en ingericht.

Na het faillissement van een concurrerend kinderdagverblijf in Amersfoort heeft SKA voor klanten van deze locatie een nieuw kinderdagverblijf geopend aan de Puntenburgerlaan in Amersfoort. Deze locatie - een voormalig kinderdagverblijf - is door SKA in zeer korte tijd gerealiseerd en ingericht.

Hooglanderveen In Hooglanderveen is in peuterwerkplaats Buitenkans een extra groep gestart. Hiervoor is de ruimte van bso Binnenstebuiten opnieuw ingericht zodat dubbelgebruik mogelijk is.

Kinderdagverblijf Binnenstebuiten is opnieuw ingericht. De aanpassing heeft geleid tot een rustiger speelklimaat voor de kinderen en meer overzicht voor pedagogisch werkers.

Liendert In kinderdagverblijf de Dobbelsteen is ruimte gemaakt voor een peuterwerkplaats. Hiervoor is de speelruimte opgeknapt en nieuw ingericht.

Zielhorst Voorschool de Fantasie is onze nieuwe locatie in Zielhorst. Deze voorschool is gevestigd in basisschool de Kameleon.

Vathorst Nadat bso Paal 8 tijdelijk in basisschool DOK12 gehuisvest was, is deze per 2013 ondergebracht in kinderdagverblijf Uit de Kunst. De medewerkers van Paal 8 zijn samen met de kinderen aan de slag gegaan om een mooie inrichting te realiseren.

Centraal bureau In mei 2013 is er een brand geweest in een restaurant naast/onder het centraal bureau van de SKA. Deze brand heeft ervoor gezorgd dat een deel van het centraal bureau tijdelijk niet gebruikt kon worden. Na renovatie van de brandschade is besloten dit deel van het centraal bureau niet meer in gebruik te nemen en voor verhuur beschikbaar te maken. Het aantal benodigde werkplekken is door de krimp van de organisatie afgenomen.

Duurzaamheid

In 2013 hebben we verdere stappen gezet op het gebied van duurzaamheid. Op verschillende locaties zijn de elektriciteits- en gasmeters vervangen door zogenaamde slimme meters. Het energieverbruik per locatie wordt gemonitord en er worden acties uitgezet om het energieverbruik omlaag te brengen.

Ook bij het inkoopproces speelt duurzaamheid een belangrijke rol. Bij het afsluiten van nieuwe contracten wordt rekening gehouden met de visie op duurzaamheid van leveranciers en of producten duurzaam worden geproduceerd en geleverd. Zo is de logistiek van onze leverancier van eten en drinken ‘Lean & Green’. Als de leverancier het eten en drinken brengt, wordt oud papier en glas weer meegenomen om te recyclen. Daarnaast wordt luierafval apart ingezameld en op een duurzame wijze verwerkt.

Inkoop

In 2013 zijn de contracten voor schoonmaakwerkzaamheden en afvalverwerking opnieuw aanbesteed. De condities van deze contracten zijn kwalitatief en financieel sterk verbeterd.

Facilitor

Het gebruik van de facilitaire software Facilitor is verder uitgebreid. Naast alle plattegronden zijn nu ook de belangrijkste inkoopcontracten opgenomen en kunnen bestellingen door locaties gedaan worden via de online catalogussen. Ook zijn de locaties en gegevens van SPL opgenomen.

Telefonie

In 2013 heeft een aanbesteding voor vernieuwing van de infrastructuur en integratie van vaste en mobiele telefonie plaatsgevonden. Met het gekozen concept wordt een verbeterde bereikbaarheid gerealiseerd voor locaties en centraal bureau op basis van VOIP. Het beheer wordt eenvoudiger en bovendien is er sprake van grotere flexibiliteit in gebruik. De implementatie vindt plaats in het eerste halfjaar van 2014.

ICT

Een belangrijke stap in de digitalisering van werkprocessen is in 2013 gezet met de uitbreiding van de ouderportaal. In mei 2013 zijn we gestart met een pilot op 7 locaties en vanaf november is de uitbreiding van de ouderportaal SKA-breed uitgerold. Een flinke operatie: alle locaties moesten van wifi worden voorzien, zodat op de groepen met tablets en laptops gewerkt kon worden en de medewerkers moesten ondersteund worden bij het leren werken met de ouderportaal.

Diverse verbeteringen zijn doorgevoerd in de applicaties Insite (HR-toepassing) en rapportages. Het Kwaliteitshandboek is opgenomen in de nieuwe applicatie Manual Master waardoor iedere medewerker digitaal toegang heeft tot alle nodige informatie.