Kwaliteit

Jaarverslag 2014

Kwaliteit

SKA richt zich op het verhogen van de kwaliteit in de organisatie en ons kwaliteitsinstrument is daarop gericht. We vragen ons regelmatig af of dat wat we doen ook echt iets bijdraagt aan de kwaliteit van de opvang. Steeds vaker brengen we nieuwe ideeën tot leven en volgen we het proces van idee tot uitvoering met de PDCA (plan-do-check-act). Het continu gericht zijn op het verbeteren van plannen leidt tot een constante beweging in de organisatie. We gebruiken jaarplannen en jaaragenda’s om alle (kritische) processen te monitoren. Zowel de interne als de externe audits leiden tot inzicht en een overwegend positief resultaat.

Vraag het de klant

Elk jaar analyseren we de uitkomsten van de exitformulieren, klantreacties en driemaandenformulieren. De uitkomsten gebruiken we om de kwaliteit van de dienstverlening verder te verbeteren. De formulieren klantreacties worden op de locaties gebruikt om snel op uitingen van klanten in te kunnen gaan.

Het gemiddelde rapportcijfer is in 2014 ten opzichte van 2013 gestegen met 0,2 procent voor de kinderdagverblijven en 0,1 procent voor de buitenschoolse opvang en de voorscholen en peuterwerkplaatsen. Ouders geven vooral aan tevreden te zijn over de medewerkers (lief, zorgzaam, betrokken). Uit de analyse komt naar voren dat er verbeteringen wenselijk zijn op het gebied van stabiliteit van de medewerkers op de groepen, de structuur op de groepen bij het halen en brengen, de 8+ activiteiten in de bso’s en het voedingsbeleid op de peuterwerkplaatsen en voorscholen.

In het najaar zijn binnen de SPL de voorbereidingen getroffen om de administratieve systemen en werkwijze van de peuteradministratie aan te sluiten bij die van de SKA. Een onderdeel hiervan is het toezenden van een ‘exitformulier ‘ aan ouders als hun kind de peuterwerkplaats/voorschool verlaat , met als doel de klanttevredenheid te meten.

Klachten

In totaal zijn er in 2014 bij de SKA 22 klachten binnengekomen. Dat zijn er 9 meer dan in 2013.

Aantal klachten  
Dienstverlening algemeen 1
Dienstverlening locatie 14
Algemeen beleid/gecombineerde klachten 5

Bijna alle klachten zijn via de interne klachtenprocedure behandeld. Er is één klacht voorgelegd aan een externe klachtencommissie.

Oplossing klachten  
Naar tevredenheid opgelost 4
Niet naar tevredenheid opgelost 3 (waarvan 2 opzeggingen)
Ouders hebben standpunt SKA geaccepteerd na uitleg 6
Geen reactie meer ontvangen van ouders 9

Klachten SPL

SPL is evenals moederorganisatie SKA aangesloten bij de Geschillencommissie Kinderopvang en de Stichting Klachtencommissie Kinderopvang (sKK). In een apart jaarverslag klachten wordt de werkwijze beschreven. Er zijn in 2014 door de sKK geen klachten van SPL behandeld.

Welbevinden

Het meten van het welbevinden van kinderen is wat ons betreft heel belangrijk. Zij zijn tenslotte waar het om draait. Jaarlijks registreren we organisatiebreed de uitkomsten van het welbevinden. Vorig jaar is opnieuw het aantal uitgevoerde observaties gestegen ten opzichte van de jaren daarvoor. Bij zowel de kinderdagverblijven als de buitenschoolse opvang. Bij de kinderdagverblijven is bij 91% van de kinderen een observatie gedaan, bij de bso is 80% van de kinderen geobserveerd. Van de peuterwerkplaatsen waren van voorgaande jaren nog geen gegevens beschikbaar, maar daar is in 2014 bij 96 % van de kinderen een observatie gedaan. Voor 2013-2014 was de norm: 75% van de geplaatste kinderen wordt minimaal één keer per jaar geobserveerd, deze norm wordt dus ruimschoots gehaald.

We kunnen met recht stellen dat de acties die in de voorgaande jaren zijn uitgezet om het aantal uitgevoerde observaties te verhogen effect hebben gehad, zelfs in deze periode met wisselingen van medewerkers. Bij de kinderdagverblijven blijkt de pedagogisch specialist een cruciale rol te hebben bij de uitvoering van de observaties. Bij de bso ligt deze taak bij de bso-coördinator of een medewerker met het aandachtgebied kwaliteit. Kindbesprekingen vormen hier echter minder een vast onderdeel van de vergaderingen. Daarom zijn we dit jaar gestart met pedagogische kindbesprekingen binnen de bso’s.

Met het oog op de Transitie jeugdzorg hebben we ingestoken op het inzetten van het ‘Protocol zorg om een kind’ en hebben we nadrukkelijker gestuurd op het signaleren van opvallendheden bij kinderen. Dit heeft geleid tot een toename van het inzetten van dit protocol.  In de helft van de gevallen kon het kind op de groep blijven door de inzet van een plan van aanpak. Zes keer is externe hulp ingeschakeld en vijf keer is het kind overgegaan naar een gespecialiseerde opvang of de bso-extra. Twee maal is het Protocol kindermishandeling gestart, een keer bij een bso en een keer bij een peuterwerkplaats.

De meerwaarde van het hebben van een bso-extra wordt door ouders, kinderen, professionals en gemeente onderkend. De SKA werkt bij de bso-extra samen met kinderopvangorganisatie Partou. 

Veiligheid

Daar waar kinderen spelen, gebeuren er ongelukjes. Sinds vorig jaar worden alleen ongevallen met ernstig letsel of vallen van hoogtes boven 60 cm geregistreerd. Deze keer voor het eerst via het digitale kwaliteitssysteem. Doordat er nu andere ongevallen gemeld worden, kunnen we geen vergelijking maken met 2013. Dit jaar zijn er 40 ongevallen gemeld. De meeste ongevallen betreffen een val, struikelen en stoten/botsen. In alle gevallen is er geen sprake van blijvend letsel. Ook de fouten die door medewerkers worden gemaakt worden geregistreerd. Hiermee blijven we scherp op elkaar en op het eigen handelen. 

Veiligheid SPL

Er zijn binnen de SPL dit jaar 3 incidenten gemeld. De meldingen vallen in de categorie ‘aanvaardbaar risico’. Bijvoorbeeld: een peuter rent in de ontdektuin glijdt uit op een boomstammetje. De meldingen van dit jaar hadden geen beleidswijzigingen of aanpassingen tot gevolg.

Kwaliteit tussen de oren

De kwaliteitsvergaderingen houden in dat alle locaties binnen een bepaalde periode dezelfde kwaliteitsonderwerpen behandelen. Dit jaar waren dat de onderwerpen ‘gezondheidsbeleid’, en ‘voedingsbeleid’, het werken met het  digitale kwaliteitshandboek en het bespreken van gewijzigde procedures en werkinstructies.

Medewerkers beoordelen de kwaliteitsvergadering erg goed. Kwaliteit moet onderhouden worden, want afspraken en procedures kunnen snel wegzakken. De werkvorm die gekozen wordt is over het algemeen creatief en aansprekend.

Weten of we het goed doen

GGD

In 2014 zijn alle SKA-locaties door de GGD onaangekondigd bezocht voor een reguliere inspectie of voor een inspectie naar aanleiding van een aanvraag voor uitbreiding. De GGD beoordeelde niet alle kwaliteitseisen maar voerde een risicogestuurd onderzoek uit. De inspectie-activiteiten richten zich primair op de kwaliteit van de dagelijkse praktijk, aangevuld met aandachtspunten uit vorige inspecties. In vergelijking met vorig jaar is het aantal locaties waarbij geen tekortkomingen zijn geconstateerd, gestegen.  De tekortkomingen betroffen minder kritische processen binnen de opvang, zoals het ontbreken van een oudercommissie of administratieve registratie ten aanzien van de beroepskracht/kindratio en het unitgericht werken. Bij de SPL zijn bij de  GGD-inspecties geen tekortkomingen geconstateerd.

De inspectierapporten 2014 zijn te vinden op de website van het Landelijk Register Kinderopvang en Peuterspeelzalen (LRKP). Op onze websites (www.ska.nl en www.spl-leusden.nl) staat op elke vestigingspagina een link naar het meest recente rapport.

Interne audit

In 2014 is de interne auditgroep getraind om haar auditwerkzaamheden nog beter te kunnen uitvoeren. De groep is qua omvang teruggebracht naar ongeveer 8 leden. In het voorjaar van 2014 hebben de interne auditoren 7 locaties bezocht . Zij hebben daar geauditeerd op de processen: ‘uitvoering pedagogisch beleid’, ‘veiligheid en gezondheid’ en ‘projecten’. De algemene conclusie is dat de vier opvoedingsdoelen, het hygiënisch werken en de afspraken over de opvang van baby’s goed tussen de oren zit. Op de onderwerpen ‘inzet zorgprotocollen’ en ‘veiligheid’ zijn wel tekortkomingen geconstateerd op de betreffende locaties.

Externe audit

Onze certificeringsinstantie heeft in april 2014 geconstateerd dat de SKA de uitvoering van haar beleid goed op orde heeft. Er zijn twee verbeterpunten meegegeven. Zoals we ook zelf al hadden geconstateerd scoren de bso’s  onder de norm van 75% ingevulde observatieformulieren Welbevinden. Voor ons een bevestiging om hierop verdere acties te ondernemen. Het tweede verbeterpunt betreft de ontruimingsoefeningen die niet aantoonbaar jaarlijks zijn gehouden.